Alfresco Document Management

Een succesvolle bedrijfsvoering kan niet meer zonder ondersteunende IT-middelen. Een groot deel van de communicatie met collega en klant verloopt ondertussen via e-mail en klantgegevens plaats je in een gestructureerd CRM. Maar hoe gaat dat met documenten en andere bestanden? Die staan opgesloten op een lokale netwerkschijf of ander gesloten systeem, zijn opgeslagen binnen een (privé) Dropbox of vergelijkbaar account. Een groot risico voor de organisatie. Want hoe kan je al die gegevens goed inzetten en van wie zijn die documenten dan eigenlijk?

Medewerkers geven vaak als reden op dat ze "hun werk toch moeten kunnen doen?" en dat dat niet (efficiënt) kan met de geboden middelen. Door ervoor te zorgen dat je als organisatie een goed alternatief aanbiedt, temper je het gebruik van IT-middelen die niet onder jouw controle staan. Alfresco biedt daarvoor de mogelijkheden die je nodig hebt. Bijvoorbeeld:

  • Op eenvoudige en duidelijke wijze samenwerken aan bestanden, ook met derde partijen
  • Terugvinden van de benodige bestanden in de gestaag groeiende hoop met gegevens
  • Op eenvoudige wijze werken met versiebeheer op elk soort bestand
  • Beheerbaar en inzichtelijk maken van de inkomende stroom met gegevens
  • Projecten en processen succesvol afhandelen en traceren
  • Naar wens zorgen voor een tijdige vernietiging van bepaalde bestanden of bestandstypes

Waarom documentenbeheer met Alfresco?

Voor onze documentenbeheer-dienst, maken wij, ECM2, gebruik van Alfresco: een open en vooruitstrevend 'Enterprise Content Management'-pakket, ofwel een Document Management System (DMS) met meer mogelijkheden. Alfresco is open source software dat een keur aan open standaarden ondersteunt en wordt ontwikkeld door Alfresco in samenwerking met leden van de community.

Het Britse bedrijf Alfresco is opgericht door oud-werknemers van Documentum en Business Objects, twee van de grootste leveranciers van gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meestgebruikte open source ECM-pakket en wordt dit gezien als belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Wij maken gebruik van de 100% open source versie, ook wel de Community-edition genoemd.

 

1. OPLOssing voor problemen

Alfresco als document management system biedt een oplossing voor verschillende vragen die binnen jouw organisatie spelen. Denk daarbij aan vragen als:

  • Hoe zorg ik ervoor dat alle medewerkers hun kennis delen?
  • Hoe ga ik om met de groeiende stroom van kennis en informatie?
  • Hoe zorg ik ervoor dat ik geen data meer kwijtraak?
  • Hoe vind ik "dat ene document over..." of "die rapportage van Q2 2010"?
  • Hoe geef ik alleen de juiste personen toegang tot de bestanden?
  • Hoe hou ik de gegevens binnen de organisatie?
  • Hoe kan ik beter samenwerken met medewerkers en klanten?

 

2. Veel standaardfunctionaliteit

Alfresco biedt zonder uitbreidingen al veel bruikbare functionaliteit. Dat betekent dat je met een standaardinstallatie goed van start zou kunnen gaan, zonder eerst veel geld kwijt te zijn aan maatwerk en inrichting. Denk bij die functionaliteit aan:

  • Dashboard zijn per persoon en per Site zelf in te delen
  • Processen verbeteren met verschillende workflows
  • Zelf toegang verlenen en rechten instellen
  • Krachtige zoekmachine die alle tekst doorzoekt
  • Toegang via mobiele App
  • Versiebeheer voor alle documenten en andere bestanden

 

3. Openheid

Alfresco is 100% open source en ondersteunt verschillende open standaarden. Daarom is het DMS volledig aan te passen naar eigen wens en kan je deze in veel gevallen koppelen met andere applicaties. Stop bijvoorbeeld via de ene applicatie gegevens in het DMS, verrijk de informatie en presenteer die op een website die de gegevens live uit het DMS haalt.

  • Open source, dus aan te passen aan eigen eisen en wensen
  • Open standaarden, dus gegevens uitwisselen met andere applicaties
  • De gegevens zijn niet 'opgesloten', maar beschikbaar voor jouw organisatie
  • Te gebruiken via browser, gedeelde schijf, mobiele App en meer
  • Niet alleen Windows, maar ook via Mac en Linux

 

4. Veiligheid

Wij besteden veel aandacht aan de beveiliging van onze dienstverlening. Zowel de server zelf als de verbinding tussen je PC en de server zijn altijd beveiligd. Afluisteren van de verbinding is daarom vrijwel onmogelijk. Omdat onze servers in Nederland staan heb je ook niets te vrezen van de Amerikaanse overheid die toegang opeist tot jouw bestanden. Wij beheren onze diensten actief en zorgen ervoor dat eventuele veiligheidslekken zo snel als mogelijk worden vorozien van de beschikbare updates.

  • Gebruikt altijd een beveiligde verbinding
  • Nederlandse datacenters, dus Nederlandse wetgeving
  • Actief beheerde servers, snel toepassen van updates
  • Veiliger dan USB-sticks en externe harde schijven

 

5. Informatie beheren

Het kunnen vinden van de door jou benodigde informatie heeft een grote impact op jouw productiviteit (en op je werkplezier!). De hoeveelheid (digitale) informatie blijft toenemen in organisaties, maar wordt vaak beperkt benut. Omdat dit vaak ongestructureerde informatie betreft, zoals Word documenten, Excel spreadsheets en PDF bestanden, is het terugvinden van de juiste documenten lastig. Goede werkafspraken met je collega's helpen je daar maar deels bij. Het komt daardoor te vaak voor dat je niet vindt wat je zoekt. Alfresco helpt daarbij:

  • Geavanceerde zoekfunctie: zoek op volledige tekst en eigenschappen
  • Filter zoekresultaten verder op metadata
  • Handige indeling in Sites: scheiding van gegevens
  • Kennis opslaan in Wiki's, discussieforums en andere opties
  • Met rechten pas je de mogelijkheden van iemand op maat aan

 

6. Beschikken over gegevens

Het niet kunnen beschikken over de benodigde gegevens, of verlies van data zijn belangrijke oorzaken van productiviteitsverlies. Denk bijvoorbeeld aan die twee uur in de trein naar een klant waarin je kunt werken, of de USB-stick met de presentatie die je bent vergeten mee te nemen. Door verlies van gegevens gaat veel kennis verloren als je je laptop verliest of deze kapot gaat, of je per ongeluk het verkeerde bestand verwijdert. Achteraf blijkt dan vaak dat er geen back-up is, of deze onvolledig is. Gebruikmaken van consumentenoplossingen als Dropbox is dan goedkoop en binnen handbereik, maar biedt vaak onvoldoende vertrouwen en mogelijkheden.

  • Altijd en overal beschikken over jouw gegevens
  • Draait op professionele apparatuur en software
  • De dagelijkse back-up blijft tot drie maanden bewaard
  • Je bent en blijft eigenaar van je eigen data
  • Geen gegevensverlies door gebruik van privé Dropboxen e.d.

 

7. Groeit mee

We hebben ons Alfresco-aanbod modulair opgezet. Daarmee is dit (financieel) bereikbaar voor kleinere organisaties, maar bieden we ook de benodigde functionaliteit voor grotere organisaties. Naast de standaardmodules bieden we daarnaast mogelijkheden voor maatwerk aan de applicatie zelf en kennen en gebruiken we verschillende modules van derde partijen die extra functionaliteit bieden.

  • Naar wens uitbreidbaar met extra modules
  • Schaalbaar met extra opslag en snelheid
  • Uitbreidbaar met maatwerk
  • Uitbreidbaar met modules van derde partijen

Schermafbeeldingen van Alfresco

Modules en Prijzen

Consultancy en maatwerk voor Alfresco

Wil je verder gaan dan de standaardopties, wil je hulp of advies bij migratie, inrichting of implementatie, of ben je op zoek naar een installatie op eigen apparatuur? Wij helpen je graag verder met onze consultancydiensten.

Wij zijn gespecialiseerd in Alfresco en de daaraan gerelateerde applicaties en tools. Omdat wij exclusief gebruikmaken van de open source versie, kunnen wij Alfresco aanpassen zoals jij dat wilt, integreren in jouw huidige IT-platform of de inrichting optimaliseren voor de bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie.

In het verleden hebben we de werking van Alfresco op verschillende manieren toegespitst op klantwensen. Daarbij kennen we grofweg drie niveaus, van eenvoudiger (met minder mogelijkheden) naar complexer (met veel mogelijkheden):

  • Inrichten. Dus met de standaardmogelijkheden zorgen dat die het beste aansluit op de werkwijze en wensen.
  • Uitbreiden van de standaard applicatie. De standaard applicatie biedt al veel mogelijkheden. Met scripting, extra workflows, acties en andere zaken kunnen we daar nog veel meer van maken.
  • Realiseren eigen interface. Waar de standaard applicatie te ver afligt van de klantwensen, of waar je informatie uit meer systemen wilt integreren in één scherm, maken we gebruik van een eigen interface en de API's van Alfresco en de andere applicatie(s).

Wij gebruiken primair de Community editie voor onze klanten en zijn daarom geen Alfresco-partner. Partners hebben de verplichting de Enterprise versie te gebruiken. Overigens kunnen we ook overweg met de Enterprise versie, als dat een vereiste mocht zijn. We gaan graag in discussie wat de voor- en nadelen van elke versie zijn.

Waar kunnen we mee helpen?

Inrichten van de omgeving

Wij zorgen ervoor dat onze open diensten naadloos aansluiten op de structuur van jouw bedrijf. Bijvoorbeeld door de rechtenstructuur aan te passen aan het organogram of door onderdelen van de informatiestructuur op een veilige manier beschikbaar te maken voor externe partijen als klanten of leveranciers. Uiteraard kunnen we ook helpen met de modules die wij aanbieden, zoals die voor Records Management en Projectenbeheer.



Migreren van bestaande gegevens

In bestaande systemen zijn vaak al veel gegevens verzameld. Het zou zonde zijn om die niet mee te nemen. Denk daarbij aan gegevens die nu nog op een (netwerk)schijf staan, op Google Drive of een oud DMS.



Maatwerk

Mocht het niet mogelijk zijn om met de ingebouwde functionaliteit te realiseren wat jij wenst, dan kunnen wij dat in veel gevallen met maatwerk oplossen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aanpassen of creëren van content-modellen, het ontwikkelen van workflows en datalijsten of geheel nieuwe modules voor het DMS.



Introductiecursussen

Wij geven jou en jouw collega's een introductiecursus, zodat je binnen enkele uren bekend bent met de basisfuncties van de software. Daardoor kun je snel en efficient gebruikmaken van de mogelijkheden die deze diensten bieden en pluk je daar direct de vruchten van.



Lokale installatie van de serversoftware

Vind je het toch een stap te ver om de IT volledig uit te besteden? Wij helpen je ook graag met een lokale installatie van Alfresco en alles wat daarbij hoort. Uiteraard kunnen wij deze lokale omgeving daarna ook voor je beheren. Op die manier heb je een hoge kwaliteit dienstverlening, zonder zorgen, maar staan de apparatuur en data wel op eigen locatie.



Integratie met andere IT-diensten

Wij passen onze open diensten aan aan jouw bestaande IT-omgeving. Denk aan het koppelen van de Alfresco-authenticatie aan een bestaand authenticatiesysteem, bijvoorbeeld Active Directory van de Windows Server, zodat jij en je medewerkers maar één inlognaam en wachtwoord hoeven te onthouden. Ook kunnen wij de gegevens in Alfresco automatisch laten synchroniseren tussen verschillende IT-producten en -diensten.



Meedenken over jouw IT-vraagstukken

Naast de hierboven genoemde voorbeelden willen wij graag met je meedenken over de IT-omgeving en de mogelijkheden die wij zien voor het verbeteren van de bedrijfsvoering met behulp van IT.

Wil je eens verder praten over jouw bedrijf, de IT-omgeving en de wensen die jij op dat gebied hebt? Wil je meer weten over ons consultancy-aanbod?

Wat zeggen andere klanten over ons?

Over ECM2

Net als jij, geloven wij in eerlijkheid, samenwerken, openheid en klantvriendelijkheid. Als ondernemer in het MKB of als ZZP'er zoek je naar onderscheidende kwaliteiten en laat je je niet graag dwingen zaken op een bepaalde manier te doen. Wij zorgen ervoor dat je die uitgangspunten niet hoeft te verlaten waar het de IT betreft.

Sinds onze oprichting in 2010 bieden wij een alternatief voor de gevestigde orde. Onze dienstverlening is gebaseerd op open, flexibele software, een klantvriendelijke aanpak en kortlopende contracten. Op die manier maken we alle mogelijkheden die IT biedt weer (financieel) toegankelijk voor het MKB en zelfstandigen.

Alfresco komt van een bedrijf dat wortelt in de open source gemeenschap. Wij voegen aan de open source versie van Alfresco onze eigen verbeteringen en uitbreidingen aan toe en draaien deze op een zelfbeheerde, Nederlandse infrastructuur. Op die manier realiseren wij een kosteneffectieve oplossing voor jouw IT-vraagstukken.

Hieronder in het kort onze kernwaardes.

Eerlijk in Samenwerken

Samenwerken is de sleutel tot succesvol ondernemen. Dat begint bij het houden van een eerlijk verhaal tijdens de kennismaking en het gesprek over onze diensten en daarna. Over wat er wel kan, maar ook wat er niet (standaard) mogelijk is.

  • Eerlijkheid: we geven altijd een zo compleet mogelijk beeld van onze producten en diensten. Ook als dat betekent dat wij moeten adviseren om de gewenste functionaliteit anders aan te pakken, of zelfs dat wij je niet goed genoeg kunnen helpen.
  • Samenwerking: tijdens alle fases van het proces werken we met jou samen. Dat betekent regelmatige communicatie over aanpak en voortgang en het vragen van input.
  • Resultaatgericht: als wij met een project starten is ons doel een succesvolle afronding. Dat betekent dat wij onze verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat, maar dat ook van jou vragen.
  • Zelf doen of laten doen: Bepaalde werkzaamheden kan je goed zelf uitvoeren, voor systeemaanpassingen zal je ons nodig hebben. Jij hebt zelf de keuze hoe ver je wilt gaan; wij dwingen niemand uren af te nemen.


Klantvriendelijkheid en flexibiliteit

Wij vinden dat een goede serviceverlening cruciaal. Niet alleen tot ondertekening van het contract, maar ook daarna. Wij vinden het ook niet meer van deze tijd om langlopende contracten af te sluiten. Je kunt daarom na drie maanden per maand het aantal gebruikers bijstellen of de dienst zelfs helemaal opzeggen. Zonder verborgen kosten of andere beperkende clausules.

  • Reactiesnelheid: wij reageren in 95% van de gevallen binnen vier uur op je vragen. In de praktijk reageren we in circa 75% binnen één uur op vragen via e-mail, vaak direct met een oplossing.
  • Snelle levering: wij leveren de bestelde diensten gewoonlijk binnen één werkdag. Ook als je kiest voor extra modules.
  • Flexibel: je betaalt een bedrag per capaciteit per maand en kunt de capaciteit per hele maand bijstellen.
  • Korte contracten: de eerste contractuur is drie maanden en diensten zijn daarna per hele maand opzegbaar.


Openheid en toegankelijkheid

Open, flexibele software geeft jou weer de mogelijkheid zelf te bepalen welke software en welke hardware jij wilt gebruiken. Daarom kan jij thuis een iPad gebruiken, het hoofd administratie een PC met Windows en de flexwerker zijn eigen Macbook.

  • Openheid: wij gebruiken uitsluitend open source software die open standaarden ondersteunt. Je moet kunnen blijven beschikken over je eigen data: die moet niet zijn opgesloten in één applicatie.
  • Toegankelijk: je gebruikt onze diensten met Windows, Mac, Linux, smartphone en tablet. Bij voorkeur via de browser, eventueel met een extra App voor mobiele devices.
  • Het blijft jouw data: wij bekijken je data niet en blokkeren of hinderen je niet als jij je data bij ons wilt weghalen. Het kopieren van bestanden uit Alfresco is bijvoorbeeld al genoeg voor een export van gegevens zonder tussenkomst van ons.
  • Gebruikersvriendelijk: Alfresco is eenvoudig in het gebruik en heeft een duidelijk interface. Eventuele updates kondigen we tijdig aan, zodat jij en je medewerkers zich daarop kunnen instellen.
  • Veilig: Alfresco is solide, enterprise class software. Alle gegevens lopen uitsluitend via een beveiligde verbinding tussen jouw device en Alfresco.


Neem contact met ons op

Stuur ons een bericht

Contactgegevens


Bedrijfsgegevens

  • Bedrijfsnaam:
  • KvK Amsterdam:
  • ABN Amro bank:
  • ECM2
  • 50316753
  • NL03ABNA0627627269

  • Adres:
  • Goeman Borgesiuslaan 77
  • 3515 ET Utrecht